tools

tijd nemen en tijd krijgen

Hoe ga je om met tijdrovende procedures, hoe bepaal je of iemand veel of weinig van jouw tijd nodig heeft? En als een als iemand meer tijd vraagt dan ervoor staat, hoe zorg je dan dat je de ruimte krijgt om te doen wat je nodig vindt?

Het ontbreekt aan theorie over tijdsinschattingen in het sociaal domein. Een groep professionals heeft hierover gebrainstormd in een lerende praktijk en kwam met inzichten over het stellen van prioriteiten, eerlijk zijn, en de voordelen van investeren. Deze delen we hier graag met je.

Hoe stel je prioriteiten?

Hoeveel tijd iemand nodig heeft, is erg afhankelijk van de persoon. Het nieuwe beleid geeft participatieprofessionals de ruimte om de tijd persoons-afhankelijk te verdelen. Waar tijd bespaard kan worden, maak je tijd voor mensen die meer tijd vragen. Het kan echter lastig zijn om deze verdeling altijd goed aan te voelen. Het aanhouden van een specifieke methode die voor jou werkt, kan hierbij helpen. Onderstaand zijn twee voorbeelden van methodes die de tijd per klant helpen verdelen:

afwegen wel of niet een gesprek

Binnen de gemeente is een omslag waarin de keuze wordt gemaakt niet iedereen altijd maar op te roepen. In het klantenbestand zijn allemaal mensen waarmee het al goed gaat en waarbij een gesprek met de klantmanager niet nodig is. Dit leidt ertoe dat je als klantmanager met de helft van de caseload niet actief iets hoeft te doen. De afweging wordt gemaakt aan de hand van een Zelfredzaamheidsmatrix, de professionele inschatting, en of de persoon actief is in de samenleving. Als deze drie aspecten goed gaan, is het oké. Wel dient af en toe gecheckt te worden of de situatie onveranderd is.

Heb je het naar je zin?
Een sociale firma concentreert haar begeleiding op twee regels: de eerste regel is dat de persoon het naar de zin heeft op de werk plek. De tweede regel is dat er met elkaar gesproken wordt als er iets verandert in de eerste regel. Daarmee vraag je de medewerker de verantwoordelijkheid te nemen om zich te melden. Zo is het duidelijk wat de medewerker van jou als professional mag verwachten en jij van de hem of haar verwacht.

Meer tijd door eerlijkheid
Het is belangrijk om als professional eerlijk te zijn naar jezelf en je collega’s. Wanneer het niet lukt om een gepaste oplossing te vinden, of er geen klik is tussen professional en klant of cliënt, kan het beter zijn om de casus over te dragen. Weet waar jouw grenzen als professional liggen. Dit bespaart tijd en alle betrokkenen (inclusief jijzelf) zijn uiteindelijk beter af.

tijd investeren Loont

Professionals zijn het er over eens: een goede intake bespaart later tijd. Alhoewel professionals vaak door een hoge werkdruk of weinig tijd de behoefte voelen om gelijk aan de slag te gaan, kan even bij de casus stil staan en hierop reflecteren juist er voor zorgen dat je eerder bij de gewenste oplossing uitkomt.
Helderheid over de opdracht tussen jou en de klant of cliënt werkt vaak tijdbesparend. De gezamenlijke focus op het doel helpt prioriteiten stellen.
Vanzelfsprekend is “investeringstijd” ook beperkt, dus ook daarin is het goed om zelf en met collega’s steeds opnieuw te beoordelen wanneer deze tijd zich voldoende uitbetaalt, en wanneer niet.

voorstel titel kopje: Tijdbesparende tips

Hoe ga je om met tijdrovende procedures, hoe bepaal je of iemand veel of weinig van jouw tijd nodig heeft? En als iemand meer tijd vraagt dan ervoor staat, hoe zorg je dan dat je de ruimte krijgt om te doen wat je nodig vindt?

Een groep professionals heeft hierover gebrainstormd in een lerende praktijk en kwam met inzichten over het stellen van prioriteiten, eerlijk zijn, en de voordelen van investeren. Deze delen we hier graag met je in de vorm van valkuilen en tips.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

investeren en daarmee terugwinnen van tijd
overdragen van zaken naar beter passende collega’s
loslaten overmatig controle door het maken van duidelijke afspraken

valkuil – te snel

Als professional wil je graag zoveel mogelijk klanten of cliënten helpen en bent geneigd snel naar een oplossing te zoeken.

tip: investeer in een goed intake
Haastige spoed is zelden goed. Neem eerst eens goed de tijd en luister. Luister en vraag door. Krijg de wens en de situatie helder en volledig op tafel. Een goede intake kan veel tijd besparen. Werk dus zeker in het begin niet te gehaast.

valkuil – geen klik

Soms verlies je tijd doordat je geen klik hebt met je klant of client. Of je vind geen oplossing. Je blijft te lang proberen.

tip: overweeg overdragen
Wanneer het niet lukt om een gepaste oplossing te vinden, of er geen klik is tussen professional en klant of cliënt, kan het beter zijn om de casus over te dragen. Weet waar jouw grenzen als professional liggen. Dit bespaart tijd en alle betrokkenen (inclusief jijzelf) zijn uiteindelijk beter af.

valkuil – onnodig controleren

Je voelt je te verantwoordelijk jij denkt dat je constant moet controleren of het goed gaat met een klant of client en zoekt daardoor (onnodig vaak) contact.

tip: spreek de verwachtingen uit
Spreek af wat de bedoeling is. En geef aan dat de ander aan de bel moet trekken als het niet gaat zoals de bedoeling is.

Een sociale firma heeft als regel dat de persoon het naar de zin heeft op de werk plek. De tweede regel is dat er met jou als begeleider gesproken wordt als iets verandert daarin. Daarmee vraag je de medewerker de verantwoordelijkheid te nemen om zich te melden. Zo is het duidelijk wat de medewerker van jou als professional mag verwachten en jij van de hem of haar verwacht.

De gemeente heeft in het klantenbestand ook veel mensen waarmee het al goed gaat en waarbij een gesprek met de klantmanager niet nodig is. Als klantmanager hoef je met de helft van de caseload niet actief iets te doen. De afweging wordt gemaakt aan de hand van een Zelfredzaamheidsmatrix, de professionele inschatting, en of de persoon actief is in de samenleving. Als deze drie aspecten goed gaan, is het oké.

Wel dient af en toe gecheckt te worden of de situatie onveranderd is.